Projekt Digitales Sammlungsmanagement
Dank des Haushaltsbeschlusses des Sächsischen Landtags wurde von Herbst 2019 bis Ende 2024 ein landesweit wirksames Projekt zum Digitalen Sammlungsmanagement an der Sächsischen Landesstelle für Museumswesen durchgeführt.
Das vierköpfige Team beriet in wechselnder Besetzung insbesondere die nichtstaatlichen Museen im Freistaat Sachsen zu den verschiedenen Facetten des Sammlungsmanagements sowie bei der Entwicklung digitaler Strategien und der digitalen Vermittlung und Kommunikation. Mit der Gründung einer landesweiten AG Digitalisierung wurde zudem die Vernetzung der Museen untereinander deutlich befördert. Mehrere Handreichungen wurden entwickelt und publiziert.
Für viele, oft nur mit einer Fachkraft ausgestattete Häuser bildete die persönliche Unterstützung vor Ort, verbunden mit der Entwicklung von Schreibanweisungen und Workflows eine wichtige Hilfe. Angesichts der Vielzahl der Museen ist der Beratungsbedarf zu diesen Fragen im Ergebnis der gewachsenen Sensibilisierung für die Thematik eher gewachsen. Viele Museen konnten im Projektzeitraum nicht nur ihre Ausstattung mittels Förderung, sondern ihre Arbeitsweise und insbesondere ihre Sichtbarkeit deutlich verbessern. Das Projektteam hat sich engagiert für eine stärkere öffentliche Zugänglichkeit sächsischer Museumssammlungen eingesetzt. Durch die Öffnung ihrer Sammlungen und den dadurch entstehenden (Online-)Dialog wird der Informationsaustausch gefördert. So können Museen vom Wissen der Bürgerinnen und Bürger und umgekehrt besser profitieren und der gegenseitigen Austausch wird gefördert. Waren es zu Projektbeginn 6.500 Objekte, sind heute weit über 50.000 Objekte auf museum-digital:sachsen online publiziert. Wir sind überzeugt, dass gutes Sammlungsmanagement eine unverzichtbare Basis für alle Bereiche der Museumsarbeit ist.
Trotz des Projektendes bleibt die Digitalisierung der Sammlungen in Sachsens Museen eine langfristig wichtige Aufgabe.
Themen
Die Sammlungsdokumentation gehört zu den Kernaufgaben der Museumsarbeit. Während der Projektlaufzeit von Herbst 2019 bis Ende 2024 hat das Projektteam Digitales Sammlungsmanagement beraten und unterstützt, wenn in Museen Ressourcen wie Zeit, Geld, Personal oder Know-how fehlten. Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen in den Häusern wurden museumseigene Sammlungen erschlossen und digitalisiert – für die digitale Zugänglichkeit von Kulturerbe und für zukunftsfähige Museumsarbeit. Beratungsschwerpunkte des Projektteams waren die Themenfelder Sammlungsdokumentation, Digitale Strategie, Online-Objektpublikation und Digitale Angebote.
Um den Austausch unter Sachsens Museen untereinander zu fördern, wurde 2021 vom Projektteam Digitales Sammlungsmanagement die Gründung einer selbst organisierten AG Digitalisierung Sachsen initiiert. Ziel der Arbeitsgruppe ist es, eine Möglichkeit für einen intensiveren kollegialen Austausch und für Diskussionen zu Themen der Digitalisierung zu schaffen. Die Gruppe kann ein Weg sein, das Gespräch über digitale Brennpunkte in Sachsens Museen zu eröffnen und gemeinsam Fragen des Inventarisierens und Publizierens mit verschiedenen Datenbanken, von Online-Sammlungen und Online-Ausstellungen im Verbund zu diskutieren. Die Treffen der AG Digitalisierung Sachsen finden einmal im Quartal online statt, Termine entnehmen Sie bitte dem Terminkalender in der Rubrik Fortbilden Das Programm des jeweils nächsten Treffens sowie der Zugangslink zur Veranstaltung werden über den Mitgliederverteiler versendet.
Falls Sie noch nicht Mitglied der AG Digitalisierung Sachsen sind und dies werden wollen, oder wenn Sie Beiträge anmelden möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an: landesstelle(at)skd.museum
Neben Beratung und Fortbildung standen auch die praktische Unterstützung vor Ort in den Museen im Fokus des Projektteams Digitales Sammlungsmanagement. So zählten unter anderem das Anfertigen professioneller Objektfotografien und die Erschließung der digitalen Objekt- und Sammlungsinformationen zu den Angeboten des Teams. Eine besondere Form der Unterstützung stellte dabei das Sammlungscoaching dar, das eine intensive Betreuung des Museums über einen längeren Zeitraum hinweg beinhaltete. Mehr Informationen hierzu:
Sammlungscoaching
Seit 2019 stellt der Freistaat Sachsen den nichtstaatlichen Museen in Sachsen Fördermittel für Digitalisierungsvorhaben zur Verfügung. Die Frist zur Beantragung von Projektförderung für nichtstaatliche Museen für das Jahr 2027 bei der Sächsischen Landesstelle für Museumswesen endet am 15. Oktober 2026 (Posteingang). Es empfiehlt sich, im Vorfeld der Antragstellung Kontakt zur Landesstelle aufzunehmen. Detaillierte Informationen zum Förderprozedere finden Sie unter:
Fördern
Neben der direkten Beratung und Vor-Ort-Unterstützung hat das Projektteam Digitales Sammlungsmanagement diverse Handreichungen zu den Kernaufgaben der Museumsarbeit sowie Schulungen und Fortbildungen zu verschiedenen Themen der Digitalisierung entwickelt. Aktuelle Fortbildungsangebote zu digitalem Sammlungsmanagement, Dokumentation, Online-Publikation sowie digitalen Anwendungen in Vermittlung und Kommunikation finden Sie unter:
Fortbilden
Materialien, Tipps und Links
Objekteingangsformular
Ein Objektannahme- oder Zugangsprotokoll für neu im Museum eingetroffene oder abgegebene Objekte wird in Kürze zum kostenfreien Download bereitstehen.
Checkliste Datenbankauswahl
Die Übersicht über bei der Auswahl einer neuen Datenbank zur Objektverwaltung zu beachtenden Kriterien wird in Kürze zum kostenfreien Download bereitstehen.
Checkliste Online-Publikation
Die Übersicht zur Online-Publikation von Museumsobjekten mit Hinweisen zu Services und Portalen wird in Kürze zum kostenfreien Download bereitstehen.
Objektpublikation mit museum-digital:sachsen
Handreichung zur Online-Publikation musealer Sammlungen und Objekte im Verbundportal museum-digital
Ein Internetportal für Sachsens Schätze
Überblicksinformation zu museum-digital
Hier haben wir für Sie verschiedene Verbundportale zusammengestellt, die sich der Publikation von Museumsobjekten und Sammlungen widmen.
Sammlungen aus Sachsens Museen sind in einer eigenen Domain von museum-digital abrufbar.
https://sachsen.museum-digital.de/
Bundesweites Verbundportal für die Publikation vom Objekten aus Museen und Privatsammlungen.
https://www.museum-digital.de/
Eine globale Suche nach Museumsobjekten ist möglich unter der Domain:
https://de.about.museum-digital.org/
Verbundportal europäischer Kultureinrichtungen zum Entdecken und Recherchieren von Kulturobjekten aller Art.
https://www.europeana.eu/de
Bundesweites Verbundportal von Archiven, Bibliotheken und Museen zum Entdecken und Recherchieren von Kulturobjekten aller Art.
https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/
Kulturgut aus wissenschaftlichen und öffentlichen Bibliotheken sowie aus weiteren Kultur- und Wissenschaftseinrichtungen des Freistaats Sachsen.
https://sachsen.digital/
Verbundportal für Nachlässe und Autografen in Bibliotheken, Archiven und Museen.
https://kalliope-verbund.info/
Digitaler Münzkatalog
https://www.kenom.de/index/
Verbunddatenbank zur Publikation von Beständen an Handzeichnungen und Druckgrafiken, bzw. deren fotografische Reproduktionen
Grafikportal: https://www.arthistoricum.net/netzwerke/graphik-vernetzt/graphikportal
Standards für Museen (Leitfaden)
Übersicht über die Grundlegenden Arbeitsbereiche und Aufgaben im Museum sowie Hinweise zu deren Erfüllung und Verbesserung.
https://www.museumsbund.de/leitfaden-standards/
SPECTRUM 3.1. The UK Museum Documentation Standard - Deutsche erweiterte Fassung
Ins Deutsche übersetze Standards des Sammlungsmanagement SPECTRUM mit detaillierter Zusammenfassung aller Prozesse des Sammlungsmanagements.
https://www.smb.museum/fileadmin/website/Institute/Institut_fuer_Museumsforschung/Publikationen/Materialien/Sonderhefte/mat-Sonderheft_5-SPECTRUM_3_1.pdf
Objektzugang
Flow-Chart zur Visualisierung und Erläuterung aller Arbeitsschritte des Objektzugangs gemäß SPECTRUM-Standard.
http://www.ag-sammlungsmanagement.de/images/sampledata/Dokumente/Kurzdiagramme/Verfahren-Objektzugang_Grafik-Text.pdf
Inventarisierung
Flow-Chart zur Visualisierung und Erläuterung aller Arbeitsschritte der Inventarisierung gemäß SPECTRUM-Standard.
http://www.ag-sammlungsmanagement.de/images/sampledata/Dokumente/Kurzdiagramme/Verfahren-Inventarisierung_Grafik-Text.pdf
Leitfaden für die Dokumentation von Museumsobjekten
Übersicht und Erläuterung aller Arbeitsbereiche für die Dokumentation von Museumsobjekten. Guter Einstieg in das umfangreiche Thema des Sammlungsmanagements.
https://www.museumsbund.de/publikationen/leitfaden-fuer-die-dokumentation-von-museumsobjekten-2011/
GND für Kulturdaten (GND4C)
Informationen zu den Möglichkeiten der aktiven Erweiterung des GND-Vokabulars
https://wiki.dnb.de/pages/viewpage.action?pageId=134055796
Museumsvokabular
Sammlung von kontrollierten Vokabularen und Thesauri zum Download:
http://www.museumsvokabular.de/
Datenfeldkatalog zur Grundinventarisation
Datenfeldkatalog mit Erläuterungen zu Typ, Inhalt und Nutzen der zur Grunderfassung benötigten Datenfelder.
https://www.museumsbund.de/wp-content/uploads/2017/06/datenfeldkatalog.pdf
Digitale Grunderfassung. 10 Grundsätze (Handreichung)
Detaillierter Einblick mit praxistauglichen Handlungsempfehlungen in die besonderen Anforderungen der digitalen Grunderfassung.
https://www.museumsbund.de/publikationen/digitale-grunderfassung/
Minimaldatensatz für die Onlinepublikation von Objekten
Minimaldatensatz-Empfehlungen für Museen und Sammlungen
Confluence: https://wiki.deutsche-digitale-bibliothek.de/pages/viewpage.action?pageId=120422678
DFG-Praxisregeln „Digitalisierung“
Übersicht der Standards zu allen organisatorischen, technischen und methodischen Fragen rund um die Digitalisierung und Erschließung von Museumsobjekten.
https://www.dfg.de/resource/blob/176108/898bf3574ad0ff3b1db525fa7d04c86c/12-151-v1216-de-data.pdf
Klimpel, Paul: In Bewegung. Die Rechtsfibel für Digitalisierungsprojekte in Kulturerbe-Einrichtungen
Zusammenfassung der aktuellen Rechtslage im Hinblick auf die Digitalisierung von Kulturgut mit Überblick über das Urheberrecht, Markenrecht und Persönlichkeitsrecht sowie über mögliche Lizensierungstypen.
https://www.digis-berlin.de/wp-content/uploads/2023/01/Handreichung_Recht_revVersion2023.pdf
Knaus, Gudrun: Leitfaden für digitales Sammlungsmanagement an Kunstmuseen
https://wissenschaftliche-sammlungen.de/files/7115/7357/2007/Knaus_Leitfaden_fuer_digitales_Sammlungsmanagement_an_Kunstmuseen_20191.pdf
Kreutzer, Till: Open Content – Ein Praxisleitfaden zur Nutzung von Creative-Commons-Lizenzen
Detaillierte und praxistaugliche Anleitung zur Verwendung von CC-Lizenzen, um die Übertragung von Nutzungsrechten im digitalen Raum zu regeln.
https://meta.wikimedia.org/wiki/File:Open_Content_-_Ein_Praxisleitfaden_zur_Nutzung_von_Creative-Commons-Lizenzen.pdf
Götsch, Stephanie/Marchini, Chiara: Mitmachen! Museen in der Deutschen Digitalen Bibliothek.
Dokumentation des Online-Seminars vom 19.10.2020 im Rahmen des digitalen Fortbildungsangebots der Museumsverbände Rheinland-Pfalz und Hessen.
https://www.museumsverband-rlp.de/fileadmin/user_upload/Verbandsseite/201019_Handreichung_Mitmachen_Museen_in_der_DDB.PDF
Video-Tutorials zur Objektfotografie des Museumsverbands Brandenburg
Museen in Brandenburg: Online-Tutorials: https://www.museen-brandenburg.de/en/projekte/basic-course
Materialsammlung, Musterverträge, Tutorials etc. rund um die Online-Publikation von Objekten des Forschungs- und Kompetenzzentrum Digitalisierung Berlin (digiS):
https://www.digis-berlin.de/wissenswertes/
Internetauftritt der Nationalen Forschungsdaten-Infrastruktur für Kultur
NFDI4Culture: https://nfdi4culture.de/de/index.html
Internetauftritt der Nationalen Forschungsdaten-Infrastruktur für Objekte
NFDI4Objects: https://www.nfdi4objects.net/
Sammlungscoaching
Von 2022 bis 2024 führte das Projektteam Digitales Sammlungsmanagement eine Coaching-Initiative durch. Dabei wurden insbesondere mittlere und kleinere Museen intensiv über einen längeren Zeitraum in ihrer Sammlungsarbeit unterstützt, um eine Basis für die zukünftige Arbeit in diesem Bereich zu schaffen. Die Unterstützung umfasste beispielsweise die Erstellung einer Sammlungsgliederung beziehungsweise einer Sammlungsbeschreibung, die Erarbeitung eines Workflows zur Erfassung und Inventarisierung von Objekten in Datenbanken sowie das Fotografieren und die Online-Publikation ausgewählter Bestände. Ziel der Initiative war die Bereitstellung von Wissen und Werkzeugen zur museumsfachlichen Erfassung und Bearbeitung des in den Museen bewahrten Kulturgutes.
Sammlungscoaching – Das sagen die Museen
Wir können uns bei allen Mitgliedern des Teams für die professionelle und gleichzeitig angenehme und freundliche Arbeit in unserem Haus nur bedanken und empfehlen sie sehr gern weiter!Robert Rösler, Projektmanager Heimatmuseum Radeburg – Heinrich-Zille-Kabinett
In 15 Vor-Ort Terminen fertigte das Projektteam 5.702 professionelle Objektfotos an, stellte diese, bereits bearbeitet, dem Museum zur Nutzung bereit. Ebenso pflegte das Team 698 Datensätze, auf Basis der vorliegenden Dokumentation, in museum-digital ein.Corinna Schulze, Leiterin Töpfermuseum, Kohren-Sahlis
Die Zusammenarbeit mit dem Projektteam funktioniert wunderbar [...]. Effektiv ist die Zusammenarbeit vor Ort sowie online. Gibt es Fragen, haben wir immer Ansprechpartner und bekommen unkompliziert Unterstützung. Eine enorme Hilfe für Einzelkämpfer in kleineren Museen. Danke!Susann Gramm, Leiterin Museum Burg Stein, Hartenstein
Projektberichte
Das Projektteam Digitales Sammlungsmanagement erstellte jährlich Berichte zu den erfolgten Maßnahmen und Tätigkeiten. Die Projektberichte zeigen: Bei allen Herausforderungen, vor denen die Museen standen, haben die sächsischen Häuser in ihre (digitale) Zukunft investiert.
Kooperationen
Ein großer Vorteil der Digitalisierung sind die vereinfachten Weitergabemöglichkeiten von Informationen und Daten. Auch der Austausch mit anderen Museen rund um Best-Practice-Beispiele, geteilte Probleme und gemeinsame Lösungen ist essentiell. Der DMB bietet sehr gute Plattformen zur Vernetzung. In mehreren Projekten und Initiativen arbeitet die Sächsische Landesstelle für Museumwesen eng mit dem Deutschen Museumbund zusammen, zum Beispiel:
Fachgruppe Dokumentation
Die zweimal jährlich stattfindende Tagung der FG Dokumentation eignet sich hervorragend zur Vernetzung, zum Austausch sowie zur Fortbildung zu Themen rund um die Kernaufgabe der Dokumentation.
IG Museen und Sammlungen
Die Sächsische Landesstelle für Museumswesen ist Gründungsmitglied der aus der FG Dokumentation hervorgegangenen Interessensgruppe Museen und Sammlungen. Ziel der IG ist es unter anderem, zu verschiedensten Themen des Sammlungsmanagements in Austausch zu treten, gemeinsame Problemstellungen zu analysieren und Lösungsmöglichkeiten zu finden. Im Vordergrund steht steht dabei die Nutzung der Gemeinsame Normdatei (GND), das Einbringen von Normvokabular in die GND sowie das Mapping verschiedener Fachvokabulare und Thesauri.
Die KMBL ist der Zusammenschluss der öffentlichen Museumsberatungsstellen in der Bundesrepublik Deutschland. Aufgrund der föderalen Struktur in Deutschland ist die öffentliche Museumsberatung Ländersache. Damit ein Höchstmaß an Gemeinsamkeit in der Beratung museumsfachlicher Fragestellungen erreicht wird, haben die Landesstellen, Museumsämter oder -verbände, die von ihren Ländern mit der Museumsberatung betraut wurden, 1980 die KMBL gegründet.
Digitale Themen sind für die Museumsarbeit, insbesondere für die Sammlungsarbeit, aber auch für Öffentlichkeitsarbeit, Ausstellen und Vermitteln, unverzichtbar. Um Museen auf diesem digitalen Weg zu unterstützen, hat das Projektteam Digitales Sammlungsmanagement 2021 die Gründung einer selbst organisierten AG Digitalisierung Sachsen initiiert. Ziel ist es, eine Möglichkeit für einen intensiveren kollegialen Austausch und für Diskussionen zu Themen der Digitalisierung zu schaffen. Die Arbeitsgruppe kann ein Weg sein, das Gespräch über digitale Brennpunkte in Sachsens Museen zu eröffnen und gemeinsam Fragen des Inventarisierens und Publizierens mit verschiedenen Datenbanken, von Online-Sammlungen und Online-Ausstellungen im Verbund zu diskutieren. Die Treffen der Arbeitsgruppe finden einmal im Quartal online statt; Termine entnehmen Sie bitte dem Terminkalender in der Rubrik Fortbilden Das Programm des jeweils nächsten Treffens sowie der Zugangslink zur Veranstaltung werden über den Mitgliederverteiler versandt.
Falls Sie noch nicht Mitglied der AG Digitalisierung Sachsen sind und dies werden wollen, oder wenn Sie Beiträge anmelden möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an: landesstelle(at)skd.museum